Privacy Policy

1. Inleiding
Bij de uitoefening van de activiteiten van The Engineering Network (TEN) bvba, met maatschappelijke zetel te 8500 Kortrijk, Zandbergstraat 19, ingeschreven in de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder het nummer 0.821.443.213 en vertegenwoordigd door de heer Matheeussen Mike, verwerkt zij verschillende gegevens, zowel commerciële gegevens als persoonsgegevens. Dit beleid betreft de verwerking van persoonsgegevens door TEN.

De persoonsgegevens van verschillende categorieën van identificeerbare personen worden verwerkt, zoals werknemers, klanten en leveranciers, gebruikers van de website, abonnees en andere stakeholders.

TEN begrijpt het belang van de bescherming van persoonsgegevens en de bezorgheden van haar werknemers, (contactpersonen van) klanten, (contactpersonen van) leveranciers en andere personen waar zij contact mee heeft wat betreft de verwerking van hun persoonsgegevens. TEN neemt het beschermen van persoonsgegevens steeds zorgvuldig in overweging bij de verschillende verwerkingen van persoonsgegevens.

Verschillende personen binnen TEN kunnen toegang hebben tot de persoonsgegevens van haar werknemers (onder de term werknemers wordt onder andere begrepen: managers en elkeen die werkt voor TEN, daarbij inbegrepen zelfstandige dienstverleners en consultants, tijdelijke werkkrachten zoals interims, stagiairs, jobstudenten, vrijwilligers, ex-werknemers) en van andere individuen (klanten en leveranciers) tijdens de uitoefening van hun functie. Elk van deze personen binnen TEN is gebonden door dit beleid betreffende de bescherming van persoonsgegevens.

De toepasselijke gegevensbeschermingsregelgeving legt verplichtingen op aan TEN betreffende de wijze waarop zij gegevens dient te verwerken. Bovendien voorziet de regelgeving in rechten voor de personen van wie hun gegevens worden verwerkt zodat zij meer controle hebben over hun eigen persoonsgegevens.

Dit beleid geeft een overzicht van de algemene verplichtingen onder de gegevensbeschermingsregelgeving die TEN en haar werknemers moet naleven. De naleving van dit beleid is belangrijk voor de volgende redenen:

o De naleving van de gegevensbeschermingsregelgeving is een wettelijke verplichting en het niet respecteren van deze plichten kan leiden tot aansprakelijkheid, sancties en boetes;
o De naleving van de gegevensbeschermingsregelgeving leidt tot een meer behoorlijke en efficiëntere verwerking van persoonsgegevens;
o De naleving van de gegevensbeschermingsregelgeving is de basis voor een vertrouwensrelatie tussen TEN en haar zakenrelaties, de consumenten en haar werknemers.

2. Toepassingsgebied
Dit beleid is toepasselijk op TEN dat persoonsgegevens verwerkt en omvat de richtsnoeren waaraan iedere verwerking van persoonsgegevens moet voldoen die al dan niet via geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde procedés worden uitgevoerd en die zullen deel uitmaken van een gestructureerd bestand.

3. Contactpunt voor de bescherming van persoonsgegevens
TEN heeft een verantwoordelijke aangesteld, bijgestaan door een team, om de implementatie en de naleving van de gegevensbeschermingswetgeving en dit beleid te verzekeren. 

De verantwoordelijke voor de gegevensbescherming is bereikbaar per e-mail of per telefoon. Voor de uitoefening van uw rechten, kan u terecht in artikel 8 van dit beleid.

4. Definities
De toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving heeft een eigen taalgebruik en het betreft een abstracte materie. Hieronder zijn enkele definities opgenomen om u toe te laten om de terminologie en, bij uitbreiding, dit beleid beter te begrijpen.

a. Gegevensbeschermingswetgeving
Verschillende wetgevingen kunnen van toepassing zijn afhankelijk van het concrete toepassingsgeval waarbij persoonsgegevens worden verwerkt.

De basisprincipes en verplichtingen zijn opgenomen in Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG. Deze regelgeving wordt ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd. De Richtlijn 2002/58/EG van het Europees Parlement en de Raad van 12 juli 2002 betreffende de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in de sector elektronische communicatie is in bijzondere gevallen van toepassing  (vb. verwerken van locatiegegevens; gebruik van cookies).

Naast de Europese regelgeving, is ook de specifieke nationale gegevensbeschermingswetgeving van toepassing zoals de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en de Wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie.

b. Persoonsgegevens
Persoonsgegevens betreffen alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, ook de betrokkene genoemd. Een persoon wordt als identificeerbaar beschouwd wanneer een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

c. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is een natuurlijke persoon of rechtspersoon (bijvoorbeeld een bedrijf), een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Bijvoorbeeld, TEN is een rechtspersoon die de verwerkingsverantwoordelijke is voor het verwerken van persoonsgegevens van haar werknemers in het kader van haar personeelsbeheer.

d. Verwerker
De verwerker is een natuurlijke of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van en louter in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

e. Verwerken van persoonsgegevens
Een verwerking van persoonsgegevens is een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés (vb. software), zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Een voorbeeld van het verwerken van persoonsgegevens is wanneer TEN de contactgegevens van de contactpersonen bij haar klanten verzamelt en opslaat in het Client Relationship Management softwaresysteem van TEN of in een papieren klantenbestand.

f. Bestand
Een bestand is elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseerd is dan wel op functionele of geografische gronden is verspreid.

Dit impliceert dus zowel elektronische gestructureerde bestanden door middel van het gebruik van software of cloudtoepassingen, als papieren dossiers en bestanden voor zover deze bestanden op een logische wijze zijn georganiseerd en gestructureerd door deze te koppelen aan individuen of die op basis van criteria zijn gekoppeld aan individuen.

5. Toepasselijke principes bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens
Naast een eigen taalgebruik, beschikt de gegevensbeschermingswetgeving over enkele basisprincipes die iedere verwerkingsverantwoordelijke moet naleven om in overeenstemming te zijn met deze regelgeving. In geval van twijfel over de toepassing van deze principes in een concreet geval, kan u steeds contact opnemen met onze contactpersoon voor de bescherming van persoonsgegevens voor verdere toelichting en volgens de procedure omschreven in artikel 8.

De gegevensbeschermingswetgeving schrijft voor dat persoonsgegevens moeten worden verwerkt in overeenstemming met de verschillende basisprincipes en de daaruit voortvloeiende voorwaarden.

a. Rechtmatigheid
De gegevensbeschermingswetgeving schrijft voor dat persoonsgegevens moeten worden verwerkt op een wijze die ten aanzien van de betrokkene rechtmatig en behoorlijk is.

Om persoonsgegevens rechtmatig te verwerken zal er steeds een juridische grondslag moeten bestaan. Persoonsgegevens kunnen in principe pas worden verwerkt wanneer:

o De betrokkene zijn toestemming heeft gegeven. TEN zal de betrokkene minstens voorafgaandelijk informeren over het doeleinde waarvoor de toestemming wordt gevraagd, welke persoonsgegevens zullen worden verzameld voor de verwerking, het recht om de toestemming in te trekken, de mogelijke gevolgen voor de betrokkene in het kader van geautomatiseerde individuele besluitvorming en profiling, en de doorgifte naar derde landen;
o De verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
o De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die is opgelegd aan TEN;
o De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
o De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan TEN die als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, is opgedragen;
o De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van TEN als verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene betreffende de bescherming van zijn persoonsgegevens zwaarder wegen dan die belangen.

Indien u voor een bepaald verwerkingsdoeleinde uw toestemming hebt gegeven aan TEN om uw gegevens voor dat doeleinde te verwerken, kan u deze toestemming ten allen tijde intrekken. TEN zal dan stoppen om uw gegevens, waarvoor u uw toestemming hebt gegeven, nog te verwerken en zal zij u informeren over de mogelijke gevolgen van de intrekking van uw toestemming. Indien TEN uw persoonsgegevens verwerkt voor andere doeleinden en zich daarvoor op andere juridische grondslagen beroept, zal zij uw persoonsgegevens nog steeds kunnen verwerken.

TEN verzekert dat zij zich steeds beroept op minstens één van de bovenvermelde juridische grondslagen wanneer zij persoonsgegevens verwerkt. Indien u vragen hebt over de toepasselijke juridische grondslag waarop TEN zich beroept, kan u steeds contact opnemen in overeenstemming met de procedure zoals voorgeschreven in artikel 8.

Sommige categorieën van persoonsgegevens zijn van gevoelige aard en de gegevensbeschermingswetgeving heeft dat ook een strenger regime voor deze bijzondere categorieën van persoonsgegevens (ook wel ‘gevoelige persoonsgegevens’ genoemd). Het gaat om gegevens betreffende ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Ook gegevens met betrekking tot strafrechtelijke inbreuken of veroordelingen vormen een bijzondere categorie.

Het is in principe verboden om deze gevoelige persoonsgegevens te verwerken, tenzij TEN zich op één van de uitzonderingen kan beroepen. In bepaalde beperkt aantal gevallen, dient TEN gevoelige persoonsgegevens te verwerken.  In deze gevallen zal de betrokkene voorafgaandelijk worden geïnformeerd. Voor deze specifieke doeleinden zal TEN de betrokkene vooraf uitgebreid informeren over de specifieke doeleinden en de grondslag van de verwerking. Voor meer informatie over de verwerking van gevoelige persoonsgegevens door TEN, kan u steeds contact op nemen volgens de procedure zoals omschreven in artikel 8 van dit beleid.

b. Behoorlijkheid
TEN verzekert dat persoonsgegevens zullen worden verwerkt:

o Voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en zullen niet verder worden verwerkt voor doeleinden die niet verenigbaar zijn met het initiële doeleinde waarvoor de gegevens werden verzameld. TEN zal de doeleinden steeds duidelijk communiceren vooraleer de verwerking te starten;
o Op beperkte wijze tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld. Indien mogelijk, zal TEN de gegevens anonimiseren of pseudonimiseren om de impact voor de betrokkene zoveel als mogelijk te beperken. Dit betekent dat de naam of identificator zal worden vervangen zodat het moeilijk of zelfs onmogelijk wordt om een individu te identificeren;
o Beperkt in de tijd en voor zover nodig voor het bepaalde doeleinde;
o Op accurate wijze en de gegevens zullen zo nodig ge-updatet worden. TEN zal alle redelijke maatregelen nemen om de persoonsgegevens, rekening houdende met de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, te wissen of te verbeteren.

c
. Transparantie
TEN verwerkt persoonsgegevens die zij in principe rechtstreeks van de betrokkene heeft ontvangen. TEN die de persoonsgegevens van de betrokkene verwerkt, zal de betrokkenen steeds informeren over de volgende zaken:

o Identiteit verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens;
o Verwerkingsdoeleinden en wettelijke grondslag;
o Indien er gesteund wordt op een gerechtvaardigd belang voor het verwerken van persoonsgegevens, een toelichting van dit belang;
o (categorieën van) ontvangers van de persoonsgegevens;
o Doorgifte van de persoonsgegevens aan derde landen (buiten de EU) of internationale organisaties (+ op welke basis);
o Bewaartermijn van de persoonsgegevens of de criteria op basis van dewelke de bewaartermijn wordt bepaald;
o Rechten van de betrokkene (incl. het recht om toestemming in te trekken);
o Recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
o Toelichting wanneer de verstrekking van persoonsgegevens een contractuele of wettelijke verplichting is;
o De logica achter geautomatiseerde besluitvormingsprocedés en de mogelijke rechtsgevolgen voor de betrokkene;
o Indien TEN persoonsgegevens ontvangt van een derde partij, zal zij de betrokkenen duidelijk informeren over de categorieën persoonsgegevens die zij van deze derde partij heeft ontvangen en zal zij deze derde partij ook kenbaar maken aan de betrokkene.

Wanneer de betrokkene reeds over alle informatie beschikt, zal TEN de betrokkene niet nodeloos informeren over de verwerking van zijn persoonsgegevens.

Indien TEN persoonsgegevens verwerkt voor andere doeleinden die niet verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens initieel werden verzameld (het nieuwe doeleinde blijkt niet omschreven te zijn in de initiële informatienota en de betrokkene kan er niet van uitgaan dat zijn persoonsgegevens ook voor dit nieuwe doeleinde zullen worden verwerkt), zal TEN alle nodige maatregelen nemen om deze persoonsgegevens rechtmatig te verwerken en zal zij de betrokkenen hierover informeren.

TEN kan de informatie zowel op collectieve als op individuele basis verstrekken en zal er steeds op toezien dat deze in een begrijpelijke en eenvoudige taal is opgesteld.

Bijzondere wetgeving kan uitzonderingen bevatten of bijkomende eisen stellen met betrekking tot de informatieverstrekking aan betrokkenen waar TEN aan dient te voldoen. Deze dwingende wettelijke bepalingen hebben voorrang op dit beleid.

d. Vertrouwelijkheid en integriteit
TEN neemt de vereiste technische en organisatorische maatregelen om te verzekeren dat de verwerking van persoonsgegevens steeds met de gepaste waarborgen gebeurt zodat de gegevens beschermd zijn tegen ongeoorloofde toegang of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. TEN heeft bij de keuze van de gepaste veiligheidsmaatregelen rekening gehouden met de aard, context, doeleinde en omvang van de verwerking, de mogelijke risico’s bij de verwerking van de persoonsgegevens, de uitvoeringskosten van de maatregelen en de stand van de techniek.

Deze maatregelen zijn van toepassing op de fysieke toegang tot persoonsgegevens, de toegang tot de persoonsgegevens via computers, servers, netwerken of andere IT-hardware en software toepassingen en databases. Naast de technische en organisatorische maatregelen, zijn de werknemers van TEN, die bij de uitoefening van hun functie toegang hebben tot persoonsgegevens, gehouden aan verschillende verplichtingen om de vertrouwelijkheid en integriteit van persoonsgegevens te waarborgen en zoals opgesomd in artikel 9 van dit beleid.

TEN zal duidelijke instructies geven aan de werknemers die bij de uitoefening van hun functie persoonsgegevens zullen verwerken in opdracht van TEN. De werknemers mogen de persoonsgegevens enkel verwerken op instructie van TEN of indien de wet hen oplegt om dit te doen. TEN zal tevens toegangsrechten implementeren zodat de werknemers enkel toegang hebben tot die gegevens die zij nodig hebben bij de uitoefening van hun functie. De werknemers die toegang hebben tot persoonsgegevens zullen een vertrouwelijkheidsovereenkomst ondertekenen.

TEN zal er op toezien dat derde partijen die persoonsgegevens ontvangen van TEN de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving en dit beleid zullen naleven.

Een algemene opsomming van de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen die TEN heeft ingevoerd, kan gevonden worden in het Veiligheidsbeleid.

6. Doorgifte van persoonsgegevens
TEN kan in sommige gevallen genoodzaakt zijn om uw persoonsgegevens door te geven aan derde ontvangers. De persoonsgegevens worden in ieder geval enkel op een need-to-know basis overgemaakt aan deze ontvangers die de verwerkingen doorvoeren voor welbepaalde doeleinden. TEN neemt steeds de noodzakelijke veiligheidsmaatregelen in acht bij de doorgifte en ten aanzien van de ontvangers om de vertrouwelijkheid en integriteit van de persoonsgegevens te waarborgen.

De doorgifte naar derde partijen kan diverse vormen aannemen zoals hieronder nader omschreven.

a. Doorgifte aan verwerkers
TEN kan een derde partij, een verwerker, verzoeken om enkel ten behoeve van en enkel in opdracht van TEN persoonsgegevens te verwerken. De verwerker mag deze persoonsgegevens niet verwerken voor eigen doeleinden die losstaan van de doeleinden waarvoor TEN beroep doet op de verwerker.

TEN kan er voor opteren om te werken met deze verwerkers, die diensten leveren op vraag van TEN, voor onder andere reisagentschappen, verhuurdiensten, medische en andere professionele adviesverleners, enz.

TEN zal enkel op verwerkers beroep doen en er persoonsgegevens aan verstrekken wanneer verwerkersovereenkomsten met de verwerkers zijn afgesloten die aan de wettelijke vereisten voldoen. De AVG schrijft onder andere voor dat de overeenkomst een clausule dient te bevatten die aangeeft dat de verwerker de persoonsgegevens enkel kan verwerken op instructie van TEN:

o dat de verwerker bijstand moet verlenen aan TEN op haar verzoek;
o dat gegevens vertrouwelijk moeten blijven;
o enz.

Een onderdeel van deze verwerkersovereenkomst betreft eveneens de veiligheidsmaatregelen die de verwerker moet implementeren vooraleer de persoonsgegevens te verwerken en tijdens de gehele duur van de verwerking moet hebben om de vertrouwelijkheid en integriteit van de data te waarborgen.

TEN zal de nodige maatregelen nemen indien zij vaststelt dat haar verwerkers de verplichtingen uit de overeenkomst niet naleven. Een standaard verwerkersovereenkomst is beschikbaar bij onze contactpersoon voor de bescherming van persoonsgegevens.

b. Doorgifte naar derde landen – buiten de Europese Economische ruimte
Het is ook mogelijk dat TEN uw persoonsgegevens doorgeeft aan partijen die zijn gevestigd in derde landen, dit zijn landen buiten de Europese Economische Ruimte (d.i. de Europese Unie, Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein).

Zo’n doorgifte is mogelijk als het land waar de ontvanger is gevestigd, voldoende wettelijke waarborgen biedt ter bescherming van uw persoonsgegevens en die de Europese Commissie als adequaat heeft beoordeeld. In de andere gevallen, heeft TEN met de ontvanger een modelcontract gesloten zodat een gelijk(w)aardige bescherming is geboden als in Europa.

Voor de gevallen waarin dat niet is gebeurd of niet kan, kan TEN de persoonsgegevens van de betrokkene altijd doorgeven mits het bekomen van een toestemming van de betrokkene, binnen de grenzen van de relatie die de betrokkene met TEN heeft. Om ook in die gevallen doorgifte en dus verwerking mogelijk te maken, zal TEN de betrokkene in voorkomend geval dan ook vragen of met deze occasionele doorgifte naar derde landen kan worden ingestemd.

Indien er meer informatie of een kopie is gewenst van de waarborgen bij deze internationale doorgiften van persoonsgegevens, kan steeds de procedure zoals omschreven onder artikel 8 worden gevolgd.

7. Bewaartermijn van persoonsgegevens
TEN zal persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het specifieke doeleinde waarvoor de gegevens zijn verzameld. Na verloop van de uiterste bewaartermijn, zal TEN de persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren. TEN zal de gegevens anonimiseren wanneer zij deze nog wenst te gebruiken voor statistieken. TEN  kan de persoonsgegevens wel langer bewaren voor haar geschillenbeheer, onderzoeken of archiveringsdoeleinden.

8. Rechten van de betrokken individuen
De gegevensbeschermingswetgeving voorziet in verschillende rechten voor de betrokkenen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zodat de betrokkene voldoende controle kan blijven uitoefenen over de verwerking van hun persoonsgegevens.

TEN probeert via huidig  beleid reeds zoveel mogelijk informatie te verstrekken aan de betrokkenen om zo transparant mogelijk te zijn wat betreft de verwerking van persoonsgegevens. Dit algemeen beleid dient wel te worden samengelezen met meer specifieke informatienota’s die meer toelichting geven over de specifieke verwerkingsdoeleinden van TEN.

TEN begrijpt dat de betrokkene nog vragen kan hebben of bijkomende verduidelijkingen wenst met betrekking tot de verwerking van zijn persoonsgegevens. TEN begrijpt dan ook het belang van de rechten en zal deze rechten dan ook naleven rekening houdende met de wettelijke beperkingen bij de uitoefening van deze rechten. De verschillende rechten worden hieronder nader omschreven.

a. Recht op toegang/inzage
De betrokkene heeft het recht om van TEN de bevestiging te verkrijgen over het al dan niet verwerken van zijn persoonsgegevens. In het positieve geval kan de betrokkene om inzage van zijn persoonsgegevens vragen.

TEN zal de betrokkene informeren over de volgende zaken:

o De verwerkingsdoeleinden;
o De betrokken categorieën van persoonsgegevens;
o De ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt;
o De doorgifte aan ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
o Indien mogelijk, de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;
o Dat de betrokkene het recht heeft TEN te verzoeken dat persoonsgegevens worden verbeterd of gewist, of dat de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens wordt beperkt, alsmede het recht tegen die verwerking bezwaar te maken;
o Dat de betrokkene het recht heeft klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit;
o Wanneer de persoonsgegevens niet bij de betrokkene worden verzameld, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens;
o Het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, en nuttige informatie over de onderliggende logica van deze besluitvorming en het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.
TEN verstrekt tevens een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Wanneer de betrokkene bijkomende kopieën vraagt, kan TEN een redelijke vergoeding aanrekenen.

b. Recht op verbetering
Wanneer de betrokkene vaststelt dat TEN onjuiste of onvolledige persoonsgegevens over hem beschikt, heeft de betrokkene steeds het recht om dit te melden aan TEN zodat het nodige kan worden gedaan om deze gegevens te verbeteren of aan te vullen. Het is de verantwoordelijkheid van de betrokkene om correcte persoonsgegevens te verstrekken aan TEN.

c. Recht op vergetelheid
De betrokkene kan de wissing van zijn persoonsgegevens vragen wanneer de verwerking niet in overeenstemming is met de gegevensbeschermingswetgeving en binnen de perken van de wet (art. 17 AVG).

d. Recht op beperking van verwerking
De betrokkene kan verzoeken om de verwerking te beperken indien:

o De juistheid van de persoonsgegevens in vraag is gesteld en voor de periode om de juistheid te controleren;
o De verwerking onrechtmatig is en de betrokkene wenst geen wissing van de gegevens;
o TEN de gegevens niet meer nodig heeft, maar de betrokkene vraagt om ze niet te verwijderen aangezien hij ze nodig heeft bij de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
o Bezwaar tegen de verwerking wordt gemaakt in afwachting van de toelichting van de gerechtvaardigde belangen die zwaarder doorwegen dan de belangen van de betrokkene.

e. Recht op overdraagbaarheid
De betrokkene heeft het recht om zijn persoonsgegevens die hij aan TEN heeft verstrekt te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. De betrokkene heeft het recht om deze persoonsgegevens (rechtstreeks door TEN) aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Dit kan indien de verwerking berust op de toestemming van de betrokkene en op basis van een verwerking via een geautomatiseerd procedé.

f. Recht van bezwaar
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing doeleinden (met inbegrip van profiling), kan de betrokkene steeds bezwaar maken tegen de verwerking.

De betrokkene kan tevens bezwaar maken tegen de verwerking wegens een specifieke situatie die met de betrokkene verband houden. TEN zal de verwerking staken tenzij TEN dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder doorwegen dan de belangen van de betrokkene of die verband houden met de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

g. Geautomatiseerde individuele besluitvorming
De betrokkene heeft het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft zoals het evalueren van persoonlijke aspecten met betrekking tot de uitvoering van werk, betrouwbaarheid, kredietwaardigheid, enz.

Dit recht om niet te worden onderworpen aan dergelijke geautomatiseerde besluitvorming bestaat niet wanneer het besluit is toegestaan door een dwingende wettelijke bepaling.

De betrokkene kan dit recht evenmin inroepen wanneer het besluit noodzakelijk is voor de totstandkoming of de uitvoering van de overeenkomst tussen de betrokkene en TEN of berust op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. In deze laatste twee gevallen heeft de betrokkene wel het recht op menselijke tussenkomst van iemand van TEN en heeft hij het recht om zijn standpunt kenbaar te maken en om het geautomatiseerd besluit aan te vechten.

h. Recht op de intrekking van de toestemming
Indien u voor een bepaald verwerkingsdoeleinde uw toestemming hebt gegeven aan TEN om uw gegevens te verwerken, kan u deze toestemming ten allen tijde intrekken door een e-mail te sturen.

i. Procedure voor de uitoefening van de rechten en overige bepalingen
De betrokkene kan zijn rechten uitoefenen door een e-mail te versturen naar de verantwoordelijke voor de gegevensbescherming Mevr. Tinneke Piron. Zij is bereikbaar per e-mail tinneke.piron@tengroup.be of per telefoon 056 24 36 70.  TEN kan de betrokkene verzoeken om zich te identificeren om te verzekeren dat de uitoefening van de rechten effectief door de betrokkene is gevraagd.

Indien u vragen hebt over de toepassing van de principes of de (wettelijke) verplichtingen die op TEN rusten, kan u steeds contact opnemen met de verantwoordelijke voor de gegevensbescherming.

In principe geeft TEN binnen de maand een gevolg aan het verzoek van de betrokkene. Zoniet, zal TEN de betrokkene informeren waarom het verzoek zonder gevolg is gebleven of niet tijdig kan worden opgevolgd. TEN doet de nodige inspanningen om de ontvangers van de persoonsgegevens van de betrokkene te informeren over de uitoefening van het recht van verbetering, recht op wissing of de beperking van verwerking door de betrokkene.

9. Verantwoordelijkheden van de werknemers
TEN verwacht van haar werknemers dat zij dit beleid respecteren en dat zij waken dat dit beleid wordt nageleefd door diegenen voor wie zij verantwoordelijk zijn.

Het is van cruciaal belang dat de werknemers de doelen van dit beleid begrijpen en er mee vertrouwd raken zodat zij de bepalingen vervat in dit beleid kunnen naleven.

De werknemers dienen dan ook:
o De persoonsgegevens van collega-werknemers, klanten, etc. op regelmatige en behoorlijke wijze te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, de instructies van de werkgever en het privacybeleid van TEN en waarbij persoonsgegevens op vertrouwelijke wijze en met in acht name van de integriteit ervan worden verwerkt;
o Raad te vragen aan hun leidinggevende of de verantwoordelijke voor de gegevensbescherming bij twijfel over de toepassing van dit beleid of over de naleving van de gegevensbeschermingswetgeving bij de uitoefening van de functie;
o Persoonsgegevens enkel te verwerken wanneer dit vereist is voor de uitoefening van de functie / in opdracht van TEN;
o Opleidingen te volgen over de vertrouwelijke verwerking van persoonsgegevens en de algemene principes en verplichtingen die voortvloeien uit de gegevensbeschermingswetgeving;
o Bijstand verlenen aan de verantwoordelijke voor de gegevensbescherming;
o Geen kopies van persoonsgegevens te bewaren op de desktop of persoonlijke dragers wanneer er een gecentraliseerde en beveiligde opslag van TEN bestaat aangezien het bewaren van eigen bestanden of kopies kan leiden tot onjuiste persoonsgegevens en hogere risico’s op inbreuken;
o De verantwoordelijke voor de gegevensbescherming onmiddellijk te informeren wanneer zij een mogelijke of effectieve inbreuk op persoonsgegevens of de gegevensbeschermingswetgeving vaststellen.

10. Naleving
Iedere persoon die toegang heeft tot persoonsgegevens verwerkt door organisatie dient dit beleid na te leven. Het niet naleven van dit beleid kan leiden tot disciplinaire maatregelen/sancties zoals een waarschuwing, ontslag of enige andere sanctie die de wet toelaat, onverminderd het recht om burgerlijke of strafrechtelijke vorderingen in te stellen.

11. Audit en herziening
TEN behoudt zich het recht voor om dit beleid aan te passen en te herzien wanneer zij dit nodig acht en om in overeenstemming te blijven met de wettelijke verplichtingen en/of aanbevelingen van de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor de gegevensbescherming.

TEN informeert de verantwoordelijke voor de gegevensbescherming wanneer het voor haar onmogelijk is om dit beleid na te leven ten gevolge van dwingende wettelijke bepalingen die aan TEN worden opgelegd.

12. Technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen
TEN heeft de nodige technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen om persoongegevens te beveiligen tegen toevallige of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot de doorgezonden, opgeslagen of anderzinds verwerkte gegevens. 

Technische maatregelen:

o Back-upsysteem
o Maatregelen bij brand-, inbraak- of waterschade of fysieke/technische incidenten
o Toegangscontrole
o Authentificatiesysteem
o Paswoordbeleid
o Gebruikers-ID-beleid
Loggingsysteem, toegangsdetectie en -analyse
Patching
o Antivirus
o Firewall
o Netwerkbeveiliging
o Bewaking, onderzoek en onderhoud van de systemen

Organisatorische maatregelen:

o Veiligheidsconsultant
o Aanspreekpunt GDPR
o Veiligheids- en risicoplan
o Veiligheidsrichtlijn
o Bewustmaking van het personeel via informatieverstrekking en opleiding
o Procedure voor het melden van fysieke/technische incidenten
o Disciplinaire gevolgen bij niet-naleving van een van de maatregelen
o Herstelplan, rampenplan of noodplan in geval van o.a. fysieke/technische incidenten
o Continuïteitsplan
o Plan dat ervoor zorgt dat de doeltreffendheid van de organisatorische/technische maatregelen regelmatig gecontroleerd/geëvalueerd en beoordeeld wordt
o Regelmatige controle van de geschiktheid van de verwerkingssystemen en diensten

13. Inwerkingtreding
Dit beleid is van toepassing vanaf 25 mei 2018.

Back To All News